In de instellingen sectie, klik op Gebruikers in de rechter kolom om de lijst van actuele gebruikers to zien. Je kan hier gebruikers toevoegen of verwijderen. Echter, je kunt je eigen gebruikersaccount waarmee je ingelogd bent niet verwijderen. Je kunt hier bovendien het wachtwoord van een gebruiker wijzigen.
Binnen Online MonitorsAnyWhere kan een e-mailadres van een gebruiker slechts één keer voorkomen, omdat deze wordt gebruikt als unieke gebruikersnaam om mee in te loggen. Mocht een e-mailadres al een keer eerder gebruikt zijn buiten het huidige abonnement en zou je dit binnen het huidige abonnement willen gebruiken, laat het ons even via e-mail weten en wij helpen je verder.
Als alternatief kun je ook naar beneden scrollen naar het gebruikersoverzicht op de overzichtspagina van het bedrijf (dat is de eerste pagina die opent als je op Instellingen klikt op je gebruiker).
Voor extra veiligheid raden we het gebruik van twee-factor authenticatie sterk aan. Dan wordt je niet alleen gevraagd naar je e-mail en wachtwoord bij het inloggen, maar ook naar een eenmalige code die wordt gegenereerd door een apparaat dat je bezit: je smartphone. Op je smartphone heb je een zogenaamde TOTP (Time-based One Time Password) authenticatie-app nodig, zoals Google Authenticator of Authy (maar er zijn er nog veel meer die je kunt gebruiken).
Om de twee-factor authenticatie in te stellen, selecteer je Jouw profiel in het kleine persoonspictogram rechtsbovenaan het dashboard. Als je loginwijze E-mail en wachtwoord hebt geselecteerd, zie je de knop Twee-factor authenticatie inschakelen die je kunt aanklikken. Op de volgende pagina zie je een unieke QR code die je moet scannen met de TOTP app van je keuze. Dit voegt Online MonitorsAnyWhere toe aan die app en toont de eerste eenmalige code die je samen met je wachtwoord moet invullen. Hierna ben je klaar om te twee-factor authenticatie te gebruiken. De volgende keer dat je inlogt, wordt je gevraagd naar de eenmalige code die na 30 seconden afloopt als extra login vereiste.
Wanneer je gebruikers toevoegt, kun je kiezen hoe je wilt dat ze inloggen: met hun e-mailadres en wachtwoord of met behulp van hun bestaande Google- of Microsoft-account. Zorg er in het laatste geval voor dat je het e-mailadres van het Google- of Microsoft-account invult. Wanneer die gebruiker vervolgens kiest om in te loggen met Google of Microsoft vanaf de inlogpagina, koppelt Online MonitorsAnyWhere het e-mailadres van de gebruiker aan het e-mailadres van het Google-/Microsoft-account en wordt hij/zij ingelogd op het systeem.
Een gebruiker kan doorgaans één van de volgende rollen hebben:
| Rol | Uitleg |
|---|---|
| Bedrijfsbeheerder | Naast dat deze alle content kan maken, beheren en publiceren als een auteur, heeft deze persoon ook toegang tot alle instellingen van een bedrijf, zoals: bedrijfsgegevens, abonnementsgegevens, gebruikersbeheer, dashboardbeheer, beheer van afspeelapparaten, overzicht van actieve schermsessies, etc. |
| Technisch beheerder | Deze persoon kan alleen de huidige actieve schermsessies zien en afspeelapparatuur en activiteitenmonitors beheren (indien van toepassing). Hij/zij heeft geen toegang tot content of andere instellingen. |
| Redacteur | Deze kan alle content maken, beheren en publiceren op de dashboards waar hij toegang toe heeft. |
| Auteur | Deze kan pagina's maken en aanpassen op de dashboards waar hij rechten toe heeft. Hij kan de wijzigingen echter niet publiceren. De wijzigingen worden pas zichtbaar als deze zijn goedgekeurd door een redacteur of bedrijfsbeheerder. Een additionele restrictie is dat een auteur geen pagina's kan aanpassen die als achtergrondpagina worden gebruikt. |
Wanneer je een gebruiker maakt of bewerkt, zal je deze gebruiker ook toegang willen geven tot één of meerdere dashboards. Je kan dit onder het label Toegestaan voor toegang tot dashboards doen. Let op: als je een dashboard vergeet toe te kennen, krijg je een waarschuwingsbericht omdat een gebruiker dan niet kan inloggen; hij/zij moet altijd toegang hebben tot ten minste één dashboard.
Dezelfde toestemming kan worden geconfigureerd op de pagina dashboardbeheer: daar kun je configureren welke gebruikers toegang hebben tot een specifiek dashboard.
Als beheerder kun je in de huid kruipen van een gebruiker met een "lagere rol". Dit is handig als je het systeem moet zien zoals hij/zij het ziet als je ondersteuning geeft. Ga hiervoor naar de gebruikerslijst en selecteer de optie Voordoen als deze gebruiker. Hierdoor schakel je over naar de rol van die gebruiker. Merk op dat het gebruikersicoontje rechtsboven in het dashboard nu oranje is. Dit geeft aan dat je je voordoet als een andere gebruiker. Om terug te schakelen, klik je op dat gebruikersicoontje en selecteer je Terug naar mezelf.
Merk op dat als je inhoud wijzigt als een andere gebruiker, zowel jouw naam als die van je "alter ego" zal worden gelogd in de wijzigingsgeschiedenis.